Proje Yönetim Süreci

Araştırmacılar, projelerinin yönetim sürecinde aşağıdaki akış şemasından yararlanabilirler:

Projeniz Fonlandı mı?

Proje Sözleşmesi hazırlığı için APGD’yi bilgilendirin

Aşağıdaki konularda APGD’ye danışın;

  • Her türlü sözleşme için yasal konular
  • Fikri mülkiyet hakları konusunda yasal görüş
  • Müzakere sürecinden ihtiyaç duyulabilecek her turlu ek belge ve bilgi

Tübitak Projeleri :

TÜBİTAK’ın gönderdiği e-postalarda yer alan talimatlara uygun. (Ör : İş yükü taahüt belgesi, bursiter formları)

Avrupa Komisyonu Projeleri :

NEF’de yer alan müzakere formlarını doldurun, formun PDF versiyonunu kaydederek APGD ile paylaşın.

Diğer Projeler :

Gerekli formları doldurun ve birer kopyasını APGD’ye gönderin.

Gerekli belgeleri doldurun ve gönderilmesi gereken tüm dökümanları toplayın. Birer kopyasını kendiniz için saklayarak orjinallerini APGD’ye gönderin.

APGD tüm dökümanları fon sağlayan kuruluşa gönderir ve proje yürütücüsünü bilgilendirir.

Sözleşme fon sağlayan kuruluş tarafından imzalanınca;

Proje yürütücüsüne ulaşırsa : Yürütücü bir kopyasını kendine alıp, orjinalini APGD’ye ulaştırır.

APGD’ye ulaşırsa : APGD orjinalini saklayarak bir kopyasını yürütücüye ulaştırır.

Yürütme için hazır !

Mali İşler Direktörlüğü proje yürütücüsünü banka hesabına gelen ön ödeme konusunda bilgilendirir.

Eğer proje KDV muafiyet belgesi gerektiriyorsa, Mali İşler Direktörlüğü gerekli başvuruları yapar.

KDV Muhafiyet belgesi almadan satın alma yapılamaz.

Proje yöneticisi şunlardan sorumludur

  • Timesheet’leri güncel tutmak,
  • Fatura ve fişleri SAP aracılığıyla zamanında iletmek,
  • APGD ile koordine şekilde gelişme / sonuç raporlarını hazırlamak,
  • Proje satın alma talep / siparişlerini SAP aracılığıyla Satın Alma Müdürlüğü’ne iletmek.

Raporların Teslimi

Fonların Alınması

Sonuç Raporunun Teslimi

Fon sağlayan kuruluştan dönem ödemesinin alınması.

Proje yönetiminde önemli bir başka nokta, bütçeleme ve raporlama çalışmalarıdır.

APGTTD, proje başlama tarihinden itibaren, başta TÜBİTAK ve Avrupa Komisyonu projeleri olmak üzere, tüm araştırma projeleriyle ilgili şu proje yönetim hizmetlerini verir:

  • Projenin bütçe yönetimi ile ilgili destekçi kurumun prosedürlerine uyulması için araştırmacılara destek;
  • Projenin bütçe kalemlerinin ve harcamalarının takibi, etkin bütçe kullanımı konusunda araştırmacılara destek;
  • Finansal konularda destekçi ve diğer proje bağlantılı kurumları ile araştırmacılar arasındaki iletişimin sağlanması ve gerekli olabilecek müzakerelerin yürütülmesi;
  • Proje sürecinde değişebilecek finansal kurallar ilgili kurumlar ile proje yürütücüleri arasında köprü görevi üstlenme;
  • Destekçi kurumun talep ettiği sıklıklarda finansal raporların hazırlanması ve kuruma teslim edilmesi.

Tekliflere ilişkin veriler, SAP C-Projects modülü aracılığı ile elektronik olarak girilmelidir.